Trabajo secretarial de responsabilidad, complejidad y de índole administrativa.

El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación:

1. Iniciar, recibir y atender llamadas telefónicas, en inglés y español, de las diferentes agencias estatales y federales que nos otorgan fondos y canalizarlas al personal correspondiente.  De igual manera, deberá hacerlo con las diferentes dependencias universitarias.

2. Tomar y transcribir dictados en inglés y español.  Transcribir comunicados y documentos en español e inglés para la firma de su supervisora.

3. Recibir, abrir, ponchar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y por correo diariamente y mantener un registro computadorizado de la correspondencia recibida y enviada. Mantenerse al día con la utilización del Internet para recibir y enviar correspondencia de forma electrónica.

4. Recibir, organizar y tramitar distintos documentos, utilizando las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams), las aplicaciones de Google (Gmail, Meet, Drive y Calendar) y Adobe Sign.

5. Preparar una lista de los valores (recaudaciones) recibidos por correo, que incluya: Nombre de la persona que envía el valor, cantidad, fecha de recibido, firma del Recaudador, a quién se le entregan los valores y fecha de entrega.  Hacer entrega de una copia de la lista de los valores al Recaudador y retener el original para control y archivo.

6. Preparar las requisiciones de compra solicitadas por el personal y una vez aprobadas por el Oficial de Finanzas II.  Dar seguimiento a la Oficina de Compras para que se emitan las órdenes de compra correspondientes.

7. Atender al público y otro personal que visite la oficina y anunciar la visita al empleado(a) correspondiente.

8. Mantener el archivo de la correspondencia y documentos oficiales del Oficial de Finanzas II.  Particularmente deberá mantener los expedientes de propuestas federales cuya información o contenido es en inglés

9. Ser el Enlace de la Propiedad que realiza el inventario de la propiedad del personal de la Oficina Finanzas una vez al año y preparar los siguientes formularios:

• Hoja de Inventario
• Hoja de Devolución de Inventario
• Descargo y Aceptación de la Propiedad

10. Realizar otras tareas a fines con el puesto.

TIPO DE NOMBRAMIENTO

Puesto a cubrirse mediante Nombramiento Especial. Este nombramiento no constituye un compromiso de empleo regular, permanente o compromiso de renovación o continuidad del trabajo. El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico define en la Sección 30.1.4 Nombramiento Especial como: Será el nombramiento que se otorga para cubrir un cargo o puesto que se paga con fondos de procedencia extrauniversitaria, cuya recurrencia no está garantizada.  Las autoridades universitarias podrán considerar la experiencia adquirida por los empleados con este tipo de nombramiento, si pasan a ocupar plazas regulares.  El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico en la Sección 84.2 dispone además: El traslado dentro de una misma unidad institucional requerirá la aprobación de la autoridad nominadora, en consulta con el director de la dependencia de origen del empleado y el director de la dependencia a donde se traslada.  En la aplicación de esta norma se tratará, en lo posible, de armonizar el interés de la institución con el bienestar y seguridad del empleado.  La Sección 84.4 dispone: No se efectuará traslado alguno que requiera un cambio de residencia, sin mediar el previo consentimiento escrito del personal afectado, y la consulta de las autoridades nominadoras correspondientes, con el decano y director de la dependencia donde trabaje el empleado a ser trasladado.  Se exceptúa de esta disposición al Servicio de Extensión Agrícola y aquellas unidades en cuyas condiciones de empleo se estipula que el personal está sujeto a traslado.

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