Trabajo de oficina que envuelve la supervisión, legalidad y procesamiento de órdenes de compra y documentos relacionados para el Servicio de Extensión Agrícola. El empleado realizará las tareas que se indican a continuación:
1. Una vez recibida una requisición aprobada, a través del sistema, revisar las cifras de cuentas y códigos de gastos. Preparar la solicitud de precio, especificando en cada ítem (marca, modelo/referencia, garantía, precio, etc.) y hacer el envío por fax o correo electrónico a la selección de suplidores activos en el mercado.
2. Realizar llamadas de contactos, tanto a solicitantes como a suplidores para aclarar dudas con relación a sus solicitudes. Analizar cotizaciones y subastas informales y adjudicar al mejor postor.
3. Informar al supervisor sobre todas las actividades de compras. Emitir la orden de compra al suplidor agraciado. Enviar la misma por correo electrónico, incluyendo como copia al solicitante y a la Supervisora de Compras. Dar seguimiento y coordinar las entregas; ya sea en el almacén de Recibo y Entrega o la localidad de cada oficina, a través de las (4) Regiones en la Isla.
4. Preparar un desglose de las Ordenes de Compras y enviar los mismos a: Oficina de Recibo y Entrega (Auxiliar de Compras y Suministros), Oficina de Propiedad, Contabilidad (Finanzas). Organizar el expediente de Orden de Compra para ser archivado, según el año fiscal.
5. Solicitar la documentación requerida a todo suplidor nuevo, según lo establece el Reglamento de Compras en su Certificación Número 30 (2008-2009) para ser activados e incluidos en el sistema. Como también, hacer la solicitud de la documentación en cada nuevo año fiscal.
6. Preparar Avisos de Cambios a Órdenes de Compras que requieran ser modificadas por cantidades, precio unitario, descripciones, términos de pagos o en alguna otra condición. Preparar Órdenes de Compras, cuyo término de pago será “Pre-Pagado” y entregar a la Oficina de Finanzas para el pago correspondiente por cheque o pago electrónico.
7. Atender llamadas telefónicas de solicitantes. Orientar y hacer las recomendaciones necesarias. Atender visitas de suplidores en la Oficina cuando éstos se presenten a dar seguimiento, presentar nuevos servicios o tratar algún asunto relevante sobre una compra o contrato de servicios.
8. Coordinar con la Oficina de Propiedad los equipos en garantía. Coordinar con el personal del almacén de Recibo y Entrega, las devoluciones de equipos o materiales.
9. Realizar otras tareas afines con el puesto.
Bachillerato en Administración de Empresas o campos educativos afines, de universidad acreditada.
- o en su lugar -
Grado Asociado en Administración de Empresas o campos educativos afines, de universidad acreditada. Un (1) año de experiencia en el procesamiento de órdenes de compras y actividades relacionadas, en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en puestos de Auxiliar de Compras y Suministros II, en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Cuarto año de escuela superior acreditada, suplementado por un curso en Contabilidad Elemental. Tres (3) años de experiencia en funciones relacionadas con el procesamiento y legalidad de órdenes de compras y actividades relacionadas; uno (1) de estos años deberá ser en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Auxiliar de Compras y Suministros II, en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Estar ocupando o haber ocupado en la Universidad de Puerto Rico un puesto de Auxiliar de Compras y Suministros II, con un año de experiencia en la clase.
