Trabajo de oficina que envuelve la supervisión, legalidad y procesamiento de órdenes de compra y documentos relacionados. El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación:
- Una vez recibida una requisición aprobada, a través del sistema, revisar las cifras de cuentas y códigos de gastos. Preparar la solicitud de precio, especificando en cada ítem (marca, modelo/referencia, garantía, precio, etc.) y hacer el envío por fax o correo electrónico a la selección de suplidores activos en el mercado.
- Realizar llamadas de contactos, tanto a solicitantes como a suplidores para aclarar dudas con relación a sus solicitudes. Analizar cotizaciones y subastas informales y adjudicar al mejor postor.
- Informar al supervisor sobre todas las actividades de compras. Emitir la orden de compra al suplidor agraciado. Enviar la misma por correo electrónico, incluyendo como copia al solicitante y a la Supervisora de Compras. Dar seguimiento y coordinar las entregas; ya sea en el almacén de Recibo y Entrega o la localidad de cada oficina, a través de las (4) Regiones en la Isla.
- Preparar un desglose de las Ordenes de Compras y enviar los mismos a: Oficina de Recibo y Entrega (Auxiliar de Compras y Suministros), Oficina de Propiedad, Contabilidad (Finanzas). Organizar el expediente de Orden de Compra para ser archivado, según el año fiscal.
- Solicitar la documentación requerida a todo suplidor nuevo, según lo establece el Reglamento de Compras en su Certificación Número 30 (2008-2009) para ser activados e incluidos en el sistema. Como también, hacer la solicitud de la documentación en cada nuevo año fiscal.
- Preparar Avisos de Cambios a Órdenes de Compras que requieran ser modificadas por cantidades, precio unitario, descripciones, términos de pagos o en alguna otra condición. Preparar Órdenes de Compras, cuyo término de pago será “Pre-Pagado” y entregar a la Oficina de Finanzas para el pago correspondiente por cheque o pago electrónico.
- Atender llamadas telefónicas de solicitantes. Orientar y hacer las recomendaciones necesarias. Atender visitas de suplidores en la Oficina cuando éstos se presenten a dar seguimiento, presentar nuevos servicios o tratar algún asunto relevante sobre una compra o contrato de servicios.
- Coordinar con la Oficina de Propiedad los equipos en garantía. Coordinar con el personal del almacén de Recibo y Entrega, las devoluciones de equipos o materiales.
- Preparar informes y otros documentos relacionados con su trabajo.
- Realizar otras tareas afines con el puesto.
Bachillerato en Administración de Empresas o campos educativos afines, de universidad acreditada.
- o en su lugar -
Grado Asociado en Administración de Empresas o campos educativos afines, de universidad acreditada Un (1) año de experiencia en el procesamiento de órdenes de compras y actividades relacionadas, en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en puestos de Auxiliar de Compras y Suministros II, en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Cuarto año de escuela superior acreditada, suplementado por un curso en Contabilidad Elemental. Tres (3) años de experiencia en funciones relacionadas con el procesamiento y legalidad de órdenes de compras y actividades relacionadas; uno (1) de estos años deberá ser en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Auxiliar de Compras y Suministros II, en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Estar ocupando o haber ocupado en la Universidad de Puerto Rico un puesto de Auxiliar de Compras y Suministros II, con un año de experiencia en la clase.
