Trabajo secretarial de responsabilidad, complejidad y de índole administrativa.
El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación:
1. Iniciar, recibir y atender llamadas telefónicas, en inglés y español, de las diferentes agencias estatales y federales que nos otorgan fondos y canalizarlas al personal correspondiente. De igual manera, deberá hacerlo con las diferentes dependencias universitarias.
2. Tomar y transcribir dictados en inglés y español. Transcribir comunicados y documentos en español e inglés para la firma de su supervisora.
3. Recibir, abrir, ponchar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y por correo diariamente y mantener un registro computadorizado de la correspondencia recibida y enviada. Mantenerse al día con la utilización del Internet para recibir y enviar correspondencia de forma electrónica.
4. Recibir, organizar y tramitar distintos documentos, utilizando las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams), las aplicaciones de Google (Gmail, Meet, Drive y Calendar) y Adobe Sign.
5. Preparar una lista de los valores (recaudaciones) recibidos por correo, que incluya: Nombre de la persona que envía el valor, cantidad, fecha de recibido, firma del Recaudador, a quién se le entregan los valores y fecha de entrega. Hacer entrega de una copia de la lista de los valores al Recaudador y retener el original para control y archivo.
6. Preparar las requisiciones de compra solicitadas por el personal y una vez aprobadas por el Oficial de Finanzas II. Dar seguimiento a la Oficina de Compras para que se emitan las órdenes de compra correspondientes.
7. Atender al público y otro personal que visite la oficina y anunciar la visita al empleado(a) correspondiente.
8. Mantener el archivo de la correspondencia y documentos oficiales del Oficial de Finanzas II. Particularmente deberá mantener los expedientes de propuestas federales cuya información o contenido es en inglés
9. Ser el Enlace de la Propiedad que realiza el inventario de la propiedad del personal de la Oficina Finanzas una vez al año y preparar los siguientes formularios:
- Hoja de Inventario
- Hoja de Devolución de Inventario
- Descargo y Aceptación de la Propiedad
10. Realizar otras tareas a fines con el puesto.
Grado Asociado en Ciencias Secretariales o en Administración de Sistemas de Oficinas en cualquiera de sus variantes, de universidad acreditada.
- o en su lugar –
Cuarto año de escuela superior que incluya o esté suplementado por cursos en mecanografía y taquigrafía (o escritura rápida) de institución acreditada. Dos (2) años de experiencia progresiva en trabajos secretariales; uno (1) de estos en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Secretaria Administrativa II en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar –
Estar ocupando o haber ocupado un puesto de Secretaria Administrativa II en la Universidad de Puerto Rico, con un (1) año de experiencia en la clase.



